5. Flujo de trabajo / Circuito de publicación

5.1. Estados de publicación

El sistema de control de publicaciones es muy flexible, permitiendo desde realizar publicaciones por parte del usuario de forma sencilla, hasta crear circuitos de publicación con usuarios revisores donde los documentos pasan por diferentes estados.

Debe tener presente la existencia de estos estados en los contenidos, por ejemplo, toda noticia no publicada nunca será visible a los visitantes del sitio Web.

Figura 5.1. Menú de publicación.

El control de la publicación se realiza mediante el menú desplegable existente en la esquina superior izquierda de la zona de edición. Este menú muestra la palabra Estado seguido del estado actual en el que se encuentra el contenido, en el ejemplo de la figura 5.1 el estado es Privado. Nótese además como el color del texto del estado es representativo siendo rojo para el estado Privado como se ve en la figura 5.1.

Según la configuración establecida por el administrador del sitio Web se pueden encontrar diferentes estados para el contenido. El caso habitual y, por otro lado, el más simple es el mostrado en la figura 5.2. Es esta situación el contenido puede estar en tres estados: Privado, Revisión pendiente y Publicado. Las flechas muestran los posibles cambios desde un estado a otro, donde el texto que acompaña la flecha es el que aparece en el menú mostrado en la figura 5.1.

Figura 5.2. Circuito simple de publicación.

Inicialmente todo el nuevo contenido creado está en el estado Privado, lo cual significa que ningún usuario (incluidos los visitantes) pueden ver dicho contenido. Un usuario podrá publicar su contenido o enviarlo a publicación según las reglas establecidas en el sitio Web. Si se ha establecido revisión obligatoria de contenido existirán ciertos usuarios (Revisores) encargados de publicar o rechazar el contenido.

Sólo podrá cambiar de estado un contenido si tiene los permisos adecuados para realizar dicho cambio.

A continuación se detallan las propiedades de los estados y las transiciones entre estados indicadas en la figura 5.2:

Estado privado

Todo contenido en este estado sólo es visible por el propio usuario. Ningún otro usuario del sistema ni ningún visitante tendrá acceso al mismo. Desplegando el menú de publicación se pueden encontrar dos situaciones:

1. Sólo es posible enviar el documento para publicar. En esta situación el documento pasa al estado revisión pendiente y será publicado o rechazado por un revisor. Mientras el contenido está pendiente de revisión no es editable por el creador del contenido. Si quisiese realizar alguna modificación debe anular la publicación utilizando en el menú de publicación la opción retirar y tras la modificación enviar de nuevo a revisión
   
2. Tiene permisos para publicar directamente sin revisión por otros usuarios. En este caso podrá publicar directamente los documentos en el menú de publicación puesto que, le aparecerá la entrada publicar en dicho menú.
   

Estado revisión pendiente

En este estado representa una solicitud por parte del usuario para publicar su contenido además, el usuario no puede editar este contenido mientras espera revisión.Otro usuario encargado de la revisión autorizará o rechazará la publicación, dejando un mensaje en caso de rechazo con comentarios.

Estado publicado

El contenido que se encuentre en este estado es público en el sitio Web, es decir, todos los usuarios y visitantes lo podrán ver. Tras la publicación del contenido se suele requerir tras un tiempo la reedición del contenido. Para editar un contenido ya publicado se pueden presentar tres situaciones:

1. Si el usuario tiene permiso para publicar su propio contenido podrá editar directamente cualquier contenido publicado utilizando la pestaña editar
   
2. La política establecida en el sitio requiere revisión de publicación, por tanto, para poder editar su contenido debe retirarlo utilizando el menú de publicación. Esta situación se muestra en la figura 5.3 donde, se observa que no aparece la pestaña editar en la página publicada. Es forzoso retirarla volviendo la página a un estado privado donde el usuario podrá editarla y enviarla de nuevo a publicación.
   
    
   Figura 5.3. Retirar publicación.
3. En la situación anterior la página queda no visible durante mientras dure la edición y la nueva revisión. Para solventar este problema existe un procedimiento avanzado capaz de mantener versiones de documentos publicados mientras se trabaja en una nueva versión de manera privada. Este procedimiento no está siempre disponible, dependerá de la configuración establecida por el administrador y su complejidad requiere dedicar un posterior capítulo de manual para su uso.
   

Existe información adicional accesible para lo usuarios sobre las acciones de publicación en un histórico. Se encuentra situado al final de cada documento y se despliega pulsado con el puntero del ratón sobre palabra Histórico. Este cuadro se ve en la figura 5.4 e incluye información sobre el usuario que ejecuta la acción, la fecha/hora a la que se ejecutó y un comentario. El comentario es importante cuando los documentos no son aceptados para publicación. En el ejemplo de la figura 5.4 se muestra un documento con cuatro pasos en su publicación, donde el más antiguo es el último de la lista. El histórico del ejemplo muestra la siguiente información:

1. El usuario Juan envió para publicar un documento.
2. El Administrador posteriormente y, tras revisarlo, lo rechazó indicando con un comentario el motivo del rechazo: No me gusta tu página.
3. El usuario Juan modificó de nuevo la página y volvió a enviarla para su publicación, pero en este caso, dejó un comentario al revisor: Ahora ya está bonita.
4. El usuario Administrador aceptó la publicación sin dejar comentarios y el contenido quedó publicado.
   

Figura 5.4. Histórico del contenido.

El procedimiento para poder dejar comentarios se explica en el siguiente apartado.

5.2. Control avanzado

El menú de publicación de la figura 5.1 contiene una opción al final titulada Avanzado. Haciendo uso de él aparece un formulario con diferentes opciones mostrado en la figura 5.5 que permite realizar las siguientes operaciones:

• Establecer la fecha y hora de publicación: Es posible programar un documento para que sea mostrado en una fecha determinada.
• Establecer la fecha de terminación / expiración: El gestor de contenidos permite establecer el tiempo de vida de un contenido, una vez superada esta fecha el contenido dejará de estar disponible.
• Comentarios: El texto introducido en este recuadro aparecerá en el histórico del documento mostrado en la figura 5.4 del apartado anterior.
• Cambiar el estado: Estado destino.
  

Figura 5.5. Publicación avanzada.

Publicación en cascada

En la figura 5.5 hay una opción no explicada anteriormente: Incluir los elementos contenidos. Sólo aparecerá si se utiliza la publicación avanzada en una carpeta y permite cambiar de estado todo lo contenido en la carpeta. Con este mecanismo no hace falta ir documento por documento publicándolo.

Existe otro procedimiento de publicación múltiple accediendo al listado de contenido de la carpeta como se indicaba en la figura 4.1. Seleccionando varios elementos y utilizando el botón cambiar estado, así aparecerá el formulario mostrado en la figura 5.5 con los elementos seleccionados.

5.3. Flujos de trabajo (workflow)

En este capítulo se ha descrito el flujo de trabajo básico mostrado en la figura 5.2. Existen multitud, por ello, de forma resumida se describe otro con mayor complejidad.

En el descrito en este capítulo existen tres posibles estados para el contenido y diferentes cambios de estados (transiciones). Cada transición sólo es posible si el usuario tiene los permisos adecuados, es decir, si la política del sitio Web establece la necesidad de revisar cualquier publicación, sólo será posible por parte del usuario la transición enviar a publicar. En esta situación, la publicación por parte de un usuario revisor.

El flujo de trabajo descrito es sólo uno de los posibles y más común. Hay diferentes flujos de trabajo más sofisticados (con más estados y transiciones) que aportan un mayor control sobre el contenido del sitio Web. Como ejemplo, se describe brevemente otro flujo de trabajo usado ampliamente en muchos sitios Web y denominado Intranet Workflow. Con este flujo de trabajo se establecen cinco estados para el contenido:

1. Privado: Solo el usuario puede ver el contenido.
2. Borrador interno: Sólo los usuarios registrados en el sitio Web puede ver el contenido.
3. Pendiente de publicación: Un usuario ha enviado el contenido para que un revisor lo publique.
4. Publicado internamente: El contenido está publicado pero sólo pueden acceder a él los usuarios registrados en el sitio Web.
5. Publicado externamente: El contenido está publicado y cualquier visitante del sitio Web puede acceder a la información.

Para completar este flujo de trabajo habitualmente se estableces diferentes tipos de usuarios con diferentes atribuciones y permisos como son revisores internos, revisores externos, etc. Éste ejemplo mostrado no es más que una de la múltiples posibilidades del gestor de contenido.